Een foutje is menselijk en zo gemaakt, ook in een aanbestedingsprocedure. In de zaak die we in dit blog bespreken maakte zowel de aanbestedende dienst als de inschrijver een foutje. Oprecht Advocaten vertelt u voor wie de gevolgen waren.

Fout in de inschrijving: wat zegt het aanbestedingsrecht?

De Aanbestedingswet geeft zelf geen regels die zien op een fout in de inschrijving. Voor het antwoord op de vraag of zo’n fout voor herstel vatbaar is, moeten we dus terugvallen op de beginselen binnen het aanbestedingsrecht en de rechtspraak.

Daarbij geldt als uitgangspunt dat een aanbestedende dienst bij de beoordeling van de ontvangen inschrijvingen moet uitgaan van de inschrijvingen die bij het sluiten van de inschrijvingstermijn zijn ontvangen. De beginselen van gelijke behandeling (van inschrijvers) en transparantie verzetten zich in principe tegen de mogelijkheid dat een inschrijver zijn inschrijving na het sluiten van de termijn nog wijzigt of aanvult.

Op grond van vaste (Europese) rechtspraak kan daarop in uitzonderlijke gevallen een uitzondering worden gemaakt. Bijvoorbeeld als er alleen een ‘eenvoudige precisering’ nodig is, of als er sprake is van het rechtzetten van een materiële fout. Daarbij is het uitdrukkelijk niet de bedoeling dat er door de precisering of wijziging feitelijk een nieuwe inschrijving tot stand komt. Bovendien geldt dat alleen die gegevens mogen worden aangeleverd waarvan objectief kan worden vastgesteld dat zij dateren van vóór het einde van de inschrijvingstermijn van de aanbestedingsprocedure.

Er is echter ook een uitzondering op de uitzondering: als in de aanbestedingsprocedure is vermeld dat het ontbrekende stuk of de ontbrekende informatie ‘op straffe van uitsluiting’ aangeleverd moeten worden, is herstel nooit mogelijk.   

De zaak

In een zaak die onlangs speelde voor de Rechtbank Midden-Nederland draaide het om een aanbestedingsprocedure van de gemeente Almere. In deze procedure bracht de gemeente drie Nota’s van Inlichtingen (NvI) uit. De derde NvI, met daarin een drietal nieuwe bestekposten, werd op de Aanbestedingskalender per ongeluk aangeduid met dezelfde documentnaam als de tweede NvI. Ook was het bestand even groot. De inschrijver had niet door dat het om een derde NvI ging en opende het bestand niet. Als gevolg hiervan werden de drie bestekposten niet in de inschrijving verwerkt.

Hierop verklaarde de gemeente de inschrijving van bovengenoemde inschrijver ongeldig. Vervolgens verzocht de inschrijver aan de gemeente om in de gelegenheid te worden gesteld om de gemaakte fout te herstellen. De gemeente weigerde, waarna de inschrijver een procedure startte.

In die procedure stelde de rechtbank de gemeente in het gelijk. De rechtbank stelde eerst dat de inschrijver als behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver op de hoogte had kunnen zijn van de derde NvI. Zo had de gemeente met de inschrijvers gecommuniceerd over de nieuwe NvI en met het oog daarop de uiterste datum voor ontvangst van de inschrijvingen verplaatst. De inschrijver had van deze verlengde inschrijftermijn gebruik gemaakt en dus kennis genomen van de communicatie van de gemeente. Bovendien hadden alle andere inschrijvers de drie bestekposten wel meegenomen in de inschrijving. De inschrijvingsprocedure kende dus geen fundamentele gebreken, op grond waarvan de procedure gestaakt had moeten worden.

Vervolgens stelde de rechtbank dat de inschrijver ook geen recht had om de fout te herstellen. Door het alsnog toevoegen van de drie bestekposten zouden namelijk nieuwe prijzen aan de inschrijving worden toegevoegd. Daarmee zou feitelijk een nieuwe inschrijving tot stand komen, en dat is binnen het aanbestedingsrecht niet toegestaan.

Vragen?

Heeft u vragen over dit artikel? Of over een aanbesteding? Dan kunt u altijd contact opnemen met Louisa Waalkes via l.waalkes@oprecht.nl of telefoonnummer 0229-285070.